PK – co to znaczy? Wyjaśnienie skrótu

W księgowości PK oznacza Polecenie Księgowania, czyli wewnętrzny dowód księgowy służący do wykonania określonego zapisu w księgach rachunkowych. Dokument ten nie potwierdza samodzielnie operacji gospodarczej, lecz porządkuje i uzasadnia księgowanie na podstawie innych danych lub dowodów źródłowych. Sprawdź, kiedy stosuje się PK, jakie elementy powinno zawierać i czym różni się od faktury.

PK – co oznacza ten skrót w księgowości?

Polecenie Księgowania, zapisywane skrótem PK, jest szczególnym rodzajem wewnętrznego dowodu księgowego. Przygotowuje się je wtedy, gdy określone zdarzenie gospodarcze wymaga ujęcia w księgach, ale nie ma dla niego typowego dokumentu zewnętrznego, takiego jak faktura, rachunek czy wyciąg bankowy.

Dokument pełni funkcję dowodu wtórnego. Powstaje na podstawie informacji zawartych w innych dokumentach, zestawieniach, rejestrach albo obliczeniach. Jego zadaniem jest wskazanie, co należy zaksięgować, na jakich kontach i pod jaką datą.

PK służy przede wszystkim do wykonania zapisu księgowego. Nie zastępuje dokumentu, który potwierdza faktyczne przeprowadzenie operacji gospodarczej.

Takie rozróżnienie ma znaczenie podczas kontroli ksiąg rachunkowych. Faktura dokumentuje zakup lub sprzedaż, natomiast Polecenie Księgowania może wskazać sposób ujęcia amortyzacji, rozliczenia kosztów albo korekty wcześniejszego zapisu.

Kiedy przygotowuje się Polecenie Księgowania?

Zakres zastosowania PK obejmuje operacje wewnętrzne oraz zapisy wynikające z obliczeń i zestawień. Dokument powinien odzwierciedlać treść ekonomiczną zdarzenia, zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Nie chodzi więc o samą techniczną czynność wpisania kwoty do systemu, lecz o prawidłowe pokazanie jej znaczenia dla jednostki.

W praktyce stosuje się go między innymi w następujących sytuacjach:

• księgowanie miesięcznej amortyzacji środków trwałych,
• ujęcie umorzenia składników majątku,
• rozliczenie różnic kursowych,
• księgowanie kosztów lub przychodów dotyczących właściwego okresu sprawozdawczego,
• przeniesienie wyniku finansowego po zatwierdzeniu sprawozdania,
• otwarcie albo zamknięcie ksiąg rachunkowych,
• korygowanie nieprawidłowego zapisu na koncie księgowym,
• księgowanie zbiorczych danych z list płac, rejestrów lub innych zestawień.

PK może zatem obejmować pojedyncze zdarzenie albo sumę wielu pozycji. Przy zapisie zbiorczym trzeba zachować możliwość ustalenia, z jakich dokumentów źródłowych wynika ujęta kwota.

Czym PK różni się od dowodu źródłowego?

Dowód księgowy jest pisemnym potwierdzeniem wykonania operacji gospodarczej lub określonego stanu majątku. Ustawa wyróżnia dowody zewnętrzne obce, zewnętrzne własne i wewnętrzne, a także dowody zbiorcze, korygujące, zastępcze oraz rozliczeniowe. Polecenie Księgowania należy do grupy dowodów wewnętrznych.

Różnica polega na funkcji dokumentu. Faktura, umowa lub protokół potwierdzają zdarzenie, zaś PK opisuje sposób jego ujęcia w księgach. Dlatego przy sporządzaniu polecenia należy wskazać dokument albo zestaw danych stanowiący podstawę księgowania.

Jakie informacje musi zawierać dokument PK?

Wymogi formalne i merytoryczne dla dowodów księgowych wynikają z art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości. Polecenie księgowania przygotowuje się zasadniczo w jednym egzemplarzu. Powinno być czytelne, kompletne i możliwe do powiązania z dokumentacją źródłową.

Na dokumencie PK umieszcza się:

• nazwę dowodu, czyli Polecenie Księgowania lub PK,
• numer identyfikacyjny dokumentu,
• datę sporządzenia oraz datę ujęcia zapisu w księgach,
• opis zdarzenia gospodarczego,
• wskazanie osoby albo jednostki związanej z operacją,
• dokumenty źródłowe będące podstawą księgowania,
• symbol konta oraz strony Wn i Ma,
• kwotę przeznaczoną do zaksięgowania,
• sumę obrotów po stronie Wn i Ma,
• liczbę załączników,
• podpisy osób sporządzających, sprawdzających, zatwierdzających i księgujących.

Jeżeli zapis dotyczy kilku kont, dokument powinien jasno pokazywać pełną dekretację. Suma zapisów po stronie Wn musi odpowiadać sumie zapisów po stronie Ma. Taki układ pozwala szybko ocenić, czy operacja została rozliczona bez błędu.

Data sporządzenia a data księgowania

Te daty mogą być różne. Data sporządzenia wskazuje moment przygotowania dokumentu, natomiast data księgowania określa okres, w którym zdarzenie ma zostać ujęte w księgach. Przy rozliczeniach międzyokresowych ta różnica często ma bezpośredni wpływ na przypisanie kosztu lub przychodu do właściwego miesiąca.

PK a ustawa o rachunkowości

Art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości wymaga ujęcia w księgach wszystkich zdarzeń, które wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisu powinien być dowód potwierdzający operację gospodarczą. Jeżeli charakter zdarzenia nie pozwala na wykorzystanie typowego dokumentu źródłowego, jednostka może zastosować dokument wewnętrzny, w tym PK, o ile zachowa wymagane procedury.

Dowody księgowe podlegają sprawdzeniu pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym. Osoba zatwierdzająca ocenia, czy opis odpowiada rzeczywistemu zdarzeniu, rachunki są poprawne, a dekretacja prowadzi do właściwych kont.

Rzetelne PK powinno pozwalać odtworzyć pełną drogę zapisu: od źródłowych danych, przez opis zdarzenia, aż po konto, stronę Wn lub Ma i zaksięgowaną kwotę.

Czy PK można przygotować w programie komputerowym?

Tak. Polecenie Księgowania nie musi mieć formy ręcznie wypełnionego formularza. Program księgowy może wygenerować dokument na podstawie danych zapisanych w systemie, pod warunkiem zachowania jego trwałej czytelności i możliwości identyfikacji źródła.

Art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości dopuszcza zapisy tworzone automatycznie lub według algorytmu programu. System powinien umożliwiać ustalenie osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie danych, sprawdzenie poprawności przetwarzania oraz zachowanie kompletności i zgodności zapisów.

Dane źródłowe trzeba zabezpieczyć przed nieuprawnioną zmianą przez okres wymagany dla danego rodzaju dokumentacji. W razie kontroli sama obecność zapisu w programie nie wystarczy. Należy również wykazać, skąd pochodzi kwota i kto zatwierdził jej ujęcie.

Inne znaczenia skrótu PK

W zależności od dziedziny PK może oznaczać także Player Killer w grach internetowych albo parkour, czyli sposób pokonywania miejskiej przestrzeni. W dokumentach finansowych, polityce rachunkowości i zapisach księgowych skrót ten odnosi się jednak do Polecenia Księgowania.